大体、若手に任されることが多い議事録とアジェンダ。

僕はコレを積極的につくることをオススメします。

というより、社長会議や、重要な会議では今でもコレを率先してやります。

たとえばこんな感じですね。

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●●定例MTG
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時間　：2014年4月1日（金）13：00 － 14：00

出席者：●●、●●、●●、●●、●●

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<アジェンダ>

1.商品設計について　　25分
・現在思案中の商品について共有
・商品開発チームの体制について
・開発スケジュール

2.キャンペーンについて　　25分
・キャンペーン概要
・キャンペーンKPIについて
・インセンティブ内容

3.その他　　10分
・備品の購入について

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では早速、議事録での主導権の握り方について説明します。

１.議事録を取ると誰よりも会議の内容が把握できる

まず議事録というものは、会議の内容を、把握⇒記録⇒要約　するものです。

なので、高い集中力がいります。

また会議には脱線した会話などが発生しますが、それを必要か見極め取捨選択する必要があります。

２.議事録の最後に確認で発言権を得られる

会議が終わる際に、宿題や課題、次回持ち越し議題などを確認してください。

これをすることで議事録内の認識と、会議参加者の認識のズレがなくなります。

※会議の趣旨を捕らえていない議事録は悲惨です。。

またどんなに下っ端で会議で発言できなくても、この確認の場で発言できます。

慣れてくれば自分の意見も織り交ぜられるようになるでしょう。

議事録を元に、次の会議の議題を持ち上げることが多く、そこのアジェンダまで自分で作ることができます。

３．議事録を元に次回のアジェンダを作成できる

基本的に、会議はアジェンダがないと、話がブレます。

ブレると、結局話したかった話が出来ずに終わってしまいますので、これは一番避けたい。

特に盛り上がってしまうと収まりがつかないですね。

なので、前回の議事録を元に、アジェンダを作成してください。

アジェンダは、下記項目で構成するのがいいと思います。（上記サンプル参照）

・議題（大項目と小項目に分けると分かりやすいでしょう）

・議題に基づく参考情報や、現在実施している状況の共有

・その議題にかける時間

ちなみにアジェンダの資料ですが、「議事録みたい。」って思いましたよね？

基本的に議事録とアジェンダがセットになっていて、このアジェンダをベースに 議事録を取っていってください。

そうすると、アジェンダに沿って話を聞いてた人は、その後どういった議論がされたか 議事録を見て振り返れるわけです。

4．アジェンダを元に会議の主導権を握れる

さて、本題ですが、アジェンダを元に司会をかってでます。

まずは、この件から～とアジェンダ通りに切り出すだけなので、 難しくないにもかかわらず、あら不思議！会議は自分がすべて仕切っているよう。

議題を出して、ディスカッションしてもらい、議事録を取る。

それで、話がズレてきたら、

「現在、ディスカッションのテーマとずれてきてるので、一度話を戻したいのですが」

と切り出して、戻せばいいでしょう。

時間が押す場合も同様です。

「一応、この議題は●分までなのですが、もう少し延長しますか？」

と確認すれば、タイムキープまで出来ます。

最後に

議事録と進行が出来るだけで、この子は仕事が出来るな、という印象がグッと増します。

すると、あの件どうなってたっけ？など話題が自分に集中しやすくなり

本当に話題の中心に入っていきます。

アメリカでは、会議で発言しないと使えないヤツという烙印を押される

という言葉があるくらいです。

会議では率先して場を押さえ、主導権を握りに行きましょう。